5 consejos para usar WhatsApp en el trabajo remoto

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Con la propagación de COVID-19, muchas empresas están eligiendo trabajar de forma remota en las próximas semanas. Si bien cada empresa debe tomar la decisión correcta para ellos, todas necesitan formas simples para que los empleados se mantengan en contacto para abordar proyectos, apoyarse y mantener la productividad.

WhatsApp facilita que los equipos se comuniquen rápidamente entre sí, en grupos de hasta 256 personas, utilizando los dispositivos que las personas ya tienen y una aplicación que a la gente le encanta. Hay equipos que en ocasiones se encuentran en diferentes países, sin embargo, todos pueden conectarse a través de WhatsApp sin llamadas internacionales costosas y sin cargos extras de los mensajes de texto. Estas son algunas de las lecciones clave para usar la aplicación y cómo comenzar a emplearla para el trabajo remoto:

1. Proporciona a todos la misma agenda: Trabaja con tu equipo de TI para proporcionar tarjetas de direcciones completas, incluidos números de teléfono con códigos de país, a todos en tu oficina. Una vez que estas tarjetas de contacto se suban al dispositivo de todos, las cuentas aparecerán inmediatamente en WhatsApp. No hay necesidad de desarrollar o mantener inicios de sesión.

2. Utiliza WhatsApp Web o Desktop: Alienta a tus empleados a descargar WhatsApp Desktop o usar WhatsApp Web para enviar mensajes desde sus computadoras. Al igual que la versión móvil, su descarga y uso es gratuito.

3. Separa los anuncios de la discusión: Para mantener informados a los colaboradores sobre las noticias y actualizaciones clave de toda la empresa, haz que un administrador cree un grupo de «solo anuncios» para tu empresa. Con este tipo de grupo, los administradores pueden proporcionar información útil para todos. Usen un segundo grupo para la discusión.

4. Usa grupos para equipos pequeños: Los grupos en WhatsApp son una forma útil de compartir ideas, obtener actualizaciones y comentarios inmediatos, colaborar en un proyecto y responder preguntas en tiempo real. Las respuestas a los mensajes facilitan que ubiques un mensaje anterior que pudo perderse mientras estabas en una reunión o desarrollando alguna actividad.

5. Intenta hacer llamadas grupales o de video para reuniones: ¿Estás acostumbrado a esa sincronización rápida con tu equipo que tienes en una sala de juntas? ¿Necesitas una respuesta inmediata de los principales involucrados? ¿Quieres contactar a alguien de una oficina internacional? Una llamada de voz grupal de WhatsApp, con hasta cuatro participantes, puede resolver tu problema en poco tiempo. Para reuniones individuales, las videollamadas en WhatsApp son ideales para llevar la sala de conferencias a tu hogar.

Todos los chats en WhatsApp están protegidos mediante encriptación de extremo a extremo, lo que significa que solo tú y el receptor pueden ver lo que se envía, ni WhatsApp ni nadie más. Eso lo convierte en un lugar seguro para compartir documentos confidenciales que serían destruidos por la trituradora de papel una vez leídos en la oficina.

A medida que las condiciones de trabajo tradicionales se ven interrumpidas por contingencias o son desplazadas por esquemas innovadores, esta herramienta intuitiva permite a los colaboradores comunicarse en su trabajo como en su vida cotidiana, y traer una sensación de normalidad a esta situación única e histórica.

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